PENGGAJIAN
(PAYROLL)

BAB I

PROSEDUR  PENGGAJIAN

1.	Ruang Lingkup

Mengatur proses penggajian dan pengupahan bagi seluruh karyawan PT. Chitose Internasional Tbk, untuk jabatan Operator sampai dengan Section Chief.  Pembayaran untuk upah normal ataupun upah lembur.

2.	Tujuan

2.1. Agar gaji/upah yang dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan manfaat yang diterima oleh perusahaan.

2.2.  Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Definisi

3.1	Gaji,  adalah  uang yang dibayarkan kepada karyawan tetap bulanan, sebagai kompensasi bekerja dari perusahaan.

3.2	Upah, adalah uang yang dibayarkan kepada karyawan kontrak/ tetap harian sebagai kompensasi bekerja dari perusahaan. 

3.3	Upah/Gaji Normal, adalah gaji/upah yang dibayarkan dalam rangka jam kerja normal sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.

3.4	Upah/Gaji Lembur  adalah gaji/upah yang dibayarkan dalam rangka tugas kerja lembur sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

4.	Ketentuan Umum

4.1.	Seluruh aktivitas penggajian dan pengupahan PT. CINT harus mengacu pada prosedur ini, kecuali sesuai dengan persyaratan kondisi khusus.

4.2.	Segala ketentuan mengenai upah/gaji normatif sesuai dengan Undang-Undang Tenaga Kerja serta kebijakan perusahaan yang telah disetujui dalam PKB diatur secara lengkap dalam prosedur tersendiri di Bagian HR&GA.

4.3.	Masing-masing bagian bertanggung jawab terhadap tugas dan wewenangnya seperti yang tercantum dalam prosedur ini. 

4.4.	Daftar upah/gaji yang disusun harus disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan di bagian Accounting atau Finance, dengan mengelompokkan jenis upah sbb :

4.5.	Kelompok upah langsung, terdiri dari bagian Produksi proses tiap seksi, baik Kursi ataupun Nursing Bed.

4.6.	Kelompok gaji tidak langsung, terdiri dari bagian pelayanan produksi seperti bagian R&D, PPIC, Quality Assurance, Engineering, serta Staf Produksi.

4.7.	Kelompok gaji administrasi, terdiri dari Accounting, Finance, Purchasing, MIS, HR&GA, System & Cost Control.

4.8.	Kelompok gaji penjualan, terdiri daribagian Marketing, Expedisi, Sales, dan After Sales Service.

4.9.	Penyimpangan yang dilakukan oleh Departemen/Bagian/Personel terhadap prosedur ini akan diberikan sanksi sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan..

4.10.	Sanksi akan diberikan oleh Dept. HR&GA (Bagian Legal) sesuai dengan bukti-bukti audit yang dilakukan terhadap pelanggaran prosedur.

5.	Wewenang dan Tanggung Jawab

Diatur dalam masing-masing sub prosedur.

6.	Proses

Untuk masing-masing proses bisa dilihat dalam Uraian BAB  II dan III

7.	Lampiran

7.1	Sub Prosedur Pembayaran Upah Normal. 

7.2	Sub Prosedur Pembayaran Upah Lembur.

BAB II
SUB PROSEDUR 
PEMBAYARAN UPAH/GAJI NORMAL

1.  Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur pembayaran gaji bulanan dan Mingguan untuk operator sampai dengan Section Chief diluar Upah Lembur.

2.  Tujuan

2.1.	Bertujuan agar pengajuan dan pembayaran upah karyawan dilakukan secara benar, terkontrol, dan valid.
2.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.  Ketentuan - ketentuan

7.1.	Setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi dengan kartu absensi  pada mesin absensi.

7.2.	Seluruh data absensi setiap karyawan harus terekam / tercatat menjadi data absensi per bulan secara terkomputerisasi (melalui mesin Absensi).

7.3.	Masing-masing Kepala Seksi diharuskan membuat absensi harian, secara manual dan diserahkan kepada bagian Upah.

7.4.	Penetapan/penghitungan upah harus didasarkan pada data yang terkomputerisasi dan sudah dicek dengan absensi harian dari Kepala Seksi.

7.5.	Bila terjadi perbedaan data absensi ataupun tarif upah, koreksinya harus tercatat secara terpisah dari daftar yang terkomputerisasi.

7.6.	Daftar upah untuk karyawan tetap bulanan dihitung dengan periode mulai akhir minggu ke 3 sampai dengan akhir minggu pertama bulan berikutnya.  Ditetapkan mulai tanggal 25 sampai dengan tanggal 24 bulan berikutnya.

7.7.	Struktur upah/penghasilan karyawan ditentukan sbb :

•	Gaji Pokok
•	Tunjangan Jabatan
•	Tunjangan Jenis Pekerjaan (TJP)
•	Tunjangan Masa Kerja
•	Premi hadir
•	Transportasi
•	Uang makan
•	Asuransi Jaminan Kesehatan yang disetorkan 

7.8.	Potongan-potongan terhadap upah karyawan diatur sbb :
•	Iuran  Pensiun sebesar 3% x Upah global (pendapatan tetap)
•	Astek 2% x Gaji pokok (Untuk Jaminan hari tua saja)
•	Pajak Penghasilan Karyawan ybs, (PPH psl 21 sesuai ketentuan undang-undang perpajakan)
•	Potongan yang diminta melalui Koperasi dan PUK

7.9.	Format laporan upah bulanan minimal harus mencantumkan :
•	Nama Karyawan 
•	Masa Kerja
•	Status Golongan Karyawan
•	Gaji pokok
•	Tunjangan serta penghasilan lainnya secara terperinci sesuai point 3.8
•	Lembur bulanan (Lihat Sub Prosedur Upah Lembur)
•	Potongan-potongan secara terperinci sesuai dengan point 3.9
•	Serta gaji bersih yang diterima oleh karyawan

4.   Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Bagian HR&GA-Pengupahan :
•	Membuat daftar upah setiap bulanan dan mingguan
•	Melakukan pengecekan kebenaran data absensi karyawan serta jumlah upah masing-masing karyawan.
•	Mengajukan pembayaran upah kepada bagian Finance  
•	Mendistrubusikan upah kepada masing-masing karyawan.
•	Manager HR&GA bertanggung jawab terhadap kebenaran daftar upah yang dibuat dengan memeriksa dan menandatangai daftar upah.

4.2	Bagian MIS
•	Bertanggung jawab terhadap kelancaran program aplikasi komputer penggajian dan pengupahan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
•	Senantiasa mengupdate program aplikasi komputer pengupahan sesuai dengan tuntutan informasi dan kontrol yang diinginkan.

4.3	Bagian Finance
•	Memeriksa kebenaran pengajuan upah bulanan dan mingguan dengan dokumen pendukungnya..
•	Melakukan pengeluaran kas untuk gaji/upah sesuai dengan proseder pengeluaran Kas/Bank.

4.4	Bagian Accounting
•	Melakukan pengecekan antara pengeluaran kas/bank dengan daftar upah 
•	Melakukan pengecekan validitas atas dokumen-dokumen pendukung pembayaran upah/gaji
•	Mengecek perhitungan pajak PPH 21 (Bagian Tax)
•	Melakukan pencatatan ke dalam jurnal serta mengarsipkan seluruh dokumen untuk keperluan akuntansi selanjutnya.

5.	Proses

5.1.	Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin absensi sesuai dengan ketentuan perusahaan.

5.2	Seluruh Kepala Seksi melakukan absensi secara manual per seksi, yang kemudian secara harian diserahkan kepada bagian Upah.

5.3	Bagian Upah kemudian mengecek data absensi, membandingkan absensi komputer dengan absensi Kepala Seksi, juga rekap ketidakhadiran karyawan secara harian.

5.4	Bila ada ketidakcocokan antara absensi yang dibuat Kasie, dengan absensi komputer, maka bila diperlukan koreksi terhadap absensi komputer harus dilakukan pada daftar terpisah, dengan otorisasi dari Managernya.

5.5	Setelah daftar absensi komputer sesuai, maka daftar upah diprint sesuai dengan print out program komputer. Serta print out koreksi bila ada.

5.6	Daftar Upah & Pengajuan Upah bulanan dan mingguan kemudian diserahkan kepada bagian Finance maksimal 2 hari sebelum tanggal pembayaran gaji.

5.7	Pada saat yang telah ditentukan (tanggal gajian) bagian Finance mentransfer uang melalui bank sesuai dengan Daftar Upah yang ditelah disetujui, serta menyerahkan uang kepada bagian Upah untuk upah yang dibayarkan secara tunai/mingguan.  Selanjutnya bagian Finance membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB), setelah dicatat kemudian BPKB dan Pengajuan Upah diserahkan ke bagian Accounting - Cash Bank untuk dicatat dalam buku Jurnal, sedangkan untuk Daftar Upah diserahkan ke bagian Accounting - Pajak untuk dasar perhitungan PPH.

5.8	Bagian Upah kemudian membagikan upah mingguan melalui Kepala Seksi juga menyerahkan struk upah untuk masing-masing karyawan.  Pelaksanaan penyerahan upah kepada Kepala Seksi harus menggunakan bukti serah terima yang baik.  

5.9	Bagian Upah membuat Rekap Upah bulanan diserahkan kepada bagian Accounting – Pajak untuk pengecekan serta keperluan pemotongan PPH pasal 21.

5.10	Selesai.

6.	Kondisi Khusus

7.	Lampiran

7.1.	Flowchart Pembayaran Upah Normal

BAB III

SUB PROSEDUR 
PEMBAYARAN UPAH/GAJI LEMBUR

1.  Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur pembayaran upah lembur untuk operator sampai dengan Section Chief. Dimulai dari telah di sahkannya Surat Tugas Kerja Lembur (Prosedur STKL HR&GA), dicatat, dibayar, sampai pada pelaporannya.

2.  Tujuan

2.1.	Bertujuan agar pengajuan dan pembayaran upah lembur karyawan dilakukan secara benar, terkontrol, dan syah/valid.

2.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.  Ketentuan - ketentuan

3.1.	Setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi lembur dengan kartu absensi  pada mesin absensi.

3.2.	Penugasan kerja lembur harus berdasarkan STKL yang diatur tersendiri dalam prosedur Departemen HR&GA.

3.3.	Formulir STKL diserahkan kembali maksimal 1 hari setelah hari lembur dan dipertanggung jawabkan oleh Manager Departemen.

3.4.	Seluruh data absensi setiap karyawan harus terekam / tercatat menjadi data absensi per bulan secara terkomputerisasi (melalui mesin absensi).

3.5.	Masing-masing kepala seksi diharuskan membuat absensi lembur, secara manual dan diserahkan kepada bagian Upah.

3.6.	Penetapan/penghitungan upah harus didasarkan pada data yang terkomputerisasi dan sudah dicek dengan absensi lembur dari Kepala Seksi serta bagian Keamanan.

3.7.	Bila terjadi perbedaan data absensi ataupun tarif upah, koreksinya harus tercatat secara terpisah dari daftar yang terkomputerisasi.

3.8.	Lembur dihitung untuk periode bulanan dimulai dibayarkan per bulan disatukan dengan gaji bulanan.

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Bagian HR&GA - Pengupahan :
•	Melakukan pengecekan kebenaran data absensi lembur karyawan serta jumlah upah masing-masing karyawan.
•	Mengajukan pembayaran upah kepada bagian Finance.  
•	Mendistrubusikan upah kepada masing-masing karyawan.
•	Manager HR&GA bertanggung jawab terhadap kebenaran daftar upah yang dibuat dengan memeriksa dan menandatangani daftar upah.
•	Bagian keamanan bertanggung jawab dalam melakukan pengecekan kehadiran lembur karyawan ditempat kerjanya.

4.2.	Bagian MIS
•	Bertanggung jawab terhadap jalannya program aplikasi komputer penggajian dan pengupahan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
•	Senantiasa mengupdate program aplikasi komputer pengupahan sesuai dengan tuntutan informasi dan kontrol yang diinginkan.

4.3.	Bagian Finance
•	Memeriksa kebenaran pengajuan upah bulanan dengan dokumen pendukungnya.
•	Melakukan pembayaran upah sesuai dengan prosedur pengeluran Kas/Bank.

4.4.	Bagian Accounting
•	Melakukan pengecekan antara pengeluaran kas/bank dengan daftar upah 
•	Melakukan pengecekan validitas atas dokumen-dokumen pendukung pembayaran upah/Gaji
•	Mengecek perhitungan pajak PPH 21 (bagian Tax)
•	Melakukan pencatatan ke dalam jurnal serta mengarsipkan seluruh dokumen untuk keperluan akuntansi selanjutnya.

5.  Proses

5.1.	Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin absensi pada saat lembur sesuai dengan ketentuan perusahaan.

5.2.	Seluruh Kepala Seksi melakukan absensi lembur secara manual STKL, dan menyerahkan STKL pada hari berikutnya.

5.3.	Bagian Upah kemudian mengecek data absensi, membandingkan absensi komputer dengan STKL dari kepala seksi.

5.4.	Bila ada ketidakcocokan antara SKL dan bagian Keamanan dengan absensi komputer, maka bila diperlukan koreksi terhadap absensi komputer harus dilakukan pada daftar terpisah, dengan otorisasi dari Managernya.

5.5.	Setelah daftar absensi komputer sesuai, maka daftar upah lembur diprint sesuai dengan print out program komputer. Serta print out koreksi.

5.6.	Daftar Upah Lembur kemudian diserahkan kepada bagian Finance maksimal 2 hari sebelum tanggal pembayaran lembur.

5.7.	Pada saat yang telah ditentukan (tanggal gajian) bagian Finance mentransfer uang melalui bank sesuai dengan Daftar Upah Lembur yang ditelah disetujui untuk upah bulanan, serta menyerahkan uang kepada bagian Upah untuk upah yang dibayarkan secara tunai.  Selanjutnya bagian Finance membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB), setelah dicatat kemudian BPKB dan Pengajuan Upah diserahkan ke bagian Accounting - Cash Bank untuk dicatat dalam buku Jurnal MDAX, sedangkan untuk Daftar Upah Lembur diserahkan ke bagian Accounting - Pajak untuk dasar perhitungan PPH.

5.8.	Bagian Upah kemudian membagikan upah melalui Kepala Seksi juga menyerahkan struk upah untuk masing-masing karyawan.  Pelaksanaan penyerahan upah kepada Kepala Seksi harus menggunakan bukti serah terima yang baik.

5.9.	Bagian Upah membuat Rekap Upah bulanan diserahkan kepada bagian Accounting – Pajak untuk pengecekan serta keperluan pemotongan PPH pasal 21.

5.10.	Selesai.

6.	Kondisi Khusus

7.	Lampiran

7.1.	Flowchart Pembayaran Upah Lembur.