PROSEDUR TAMBAHAN

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

1.	Ruang Lingkup

Prosedur ini mengatur bagaimana fixed asset disimpan, dipelihara, dicatat dan dikontrol oleh bagian yang bertanggung jawab dalam penggunaannya.

2.	Tujuan

Agar fixed asset/inventaris yang dimiliki memberikan manfaat yang sebaik-baiknya serta memudahkan penelusuran keberadaannya baik secara phisik ataupun administrasinya.

3.	Definisi

3.1.	Fixed Asset / Inventaris, adalah barang berupa mesin, kendaraan, jig, mattress, mould, peralatan kantor, dan alat bantu kerja lainnya yang digunakan oleh suatu bagian atau pun perorangan.  Fixed Asset ini selanjutnya disebut Inventaris.

3.2.	Penarikan Fixed Asset, adalah hal-hal yang dapat mengakibatkan Inventaris dikeluarkan dari catatan Inventaris.  Penarikan Inventaris dapat berupa :
1.	rusak, tidak dapt diperbaiki lagi
2.	dipindahkan ke Departemen lain, atau pihak di luar perusahaan
3.	dijual
4.	dimusnahkan.

3.3.	Pemusnahan Inventaris, adalah pemusnahan secara phisik yang mengakibatkan Inventaris dihapuskan baik secara phisik, maupun secara catatan.

4.	Ketentuan-Ketentuan

4.1.	Penyimpanan Inventaris harus dalam suatu tempat yang dapat melindungi dari kerusakan dan pencurian.
4.2.	Departemen/personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris wajib menyimpan dan memelihara Inventaris dengan baik.
4.3.	
PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

Setiap penarikan/pemindahan intern Inventaris harus diputuskan oleh Kepala Departemen (Manager), dan tercatat dengan baik, serta melalui proses sesuai dengan prosedur ini.
4.4.	Pemusnahan Inventaris yang rusak serta pemindahan ekstern, harus diputuskan disetujui Direksi dan diketahui oleh Accounting dan System & Cost Control.
4.5.	Terhadap Inventaris yang dipindahkan ke pihak ekstern, harus ditindaklanjuti dengan perjanjian peminjaman sarana dan kerja sama produksi (prosedur Purchasing & HRGA).
4.6.	Pencatatan Inventaris dilakukan dalam format Kartu Inventaris yang standar dan telah ditentukan formatnya.
4.7.	Kartu Inventaris harus selalu diupdate setiap ada penambahan dan penarikan.
4.8.	Inventaris yang penggunaan dan penyimpanannya dilakukan oleh personel tertentu harus tetap terdaftar dalam kartu Inventaris dan dipertanggung jawabkan oleh personel yang bersangkutan.
4.9.	Untuk Inventaris yang lokasinya dalam suatu ruangan, harus dibuat suatu daftar dan daftar tersebut ditempelkan pada dinding ruangan.
4.10.	Pemusnahan/Penjualan Inventaris yang sudah tidak dapat digunakan harus diketahui oleh bagian Accounting dan System and Cost Control dan disetujui oleh Direktur.

5.	Wewenang dan Tanggung Jawab

5.1.	Departemen Engeneering
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan inventaris berupa Jig, Matress, dan Mold.
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan mesin produksi dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan mesin produksi.
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris berupa fasilitas produksi seperti Hanger Chrome dan Roda Komponen

5.2.	Departemen   Produksi
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan alat bantu/sarana Produksi yang ada di setiap seksi produksi.

5.3.	Seluruh Departemen/Bagian/Section/Personel
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris yang digunakan untuk kepentingan kerja baik secara departemen maupun perorangan.
•	Membuat surat penarikan/memo dan mencatatnya dalam mutasi Invantaris bila terjadi perpindahan, pemusnahan atau peminjaman.
•	Mendistribusikan perubahan kartu mutasi aktiva setiap bulan kepada bagian Akuntansi.

5.4.	Departemen  R&D
•	Bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan kebutuhan investasi mattress, mould, sarana produksi lainnya.
•	Bekerja sama sebagai koordinator dengan Purchasing dan Departemen terkait dalam memfollowup sampai barang di Chitose.
•	Menyerahterimakan mattress, mould, dll kepada departemen Engeneering atau kepada departemen terkait, bila Inventaris siap digunakan.

5.5.	Departemen Akuntansi
Bertanggung jawab terhadap pelaporan aktiva tetap secara keseluruhan baik unit dan nilainya.Serta bertanggung jawab mengontrol pencatatan inventaris disetiap departemen.

5.6.	Departemen System & Cost Control
Bertanggung jawab dalam pengecekan serta mengawasi jalannya prosedur pengelolaan aktiva.

6.	Proses

Proses dalam prosedur ini hanya menguraikan, pencatatan Inventaris dan pengecekannya.

6.1.	Setiap Departemen mengidentifikasikan/menulis seluruh aktiva tetap yang digunakan dalam lingkup kerjanya, atau menjadi tanggung jawabnya, di dalam kartu mutasi Inventaris.

6.2.	Inventaris yang dibeli dibuatkan LPBnya oleh Gudang IC, dan dicatat sebagai kelompok inventaris/aktiva tetap.  Kelompok inventaris ini tidak dilaporkan sebagai stock.

6.3.	Bila inventaris tersebut dipasang/digunakan dalam suatu Departemen, maka bukti pengeluaran Gudangnya harus dibuat seperti bukti pengeluran barang yang lainnya. Khusus untuk mattress, mould dan mesin harus diserahterimakan dari R&D kepada Engeneering, dengan surat serah terima resmi.

6.4.	Bagian/Departemen yang menggunakan, mencatatkan inventaris tersebut dalam Kartu Mutasi Inventaris, dengan menuliskan :
•	Nama Inventaris
•	Tahun Keluaran
•	Merk/spesifikasi
•	Personel yang menggunakan/bertanggung jawab/Lokasi penempatan
•	Jumlah, dan kondisi

6.5.	Bila pemindahan Inventaris dilakukan dari satu Departemen ke Departemen lainnya atau kepada pihak di luar Chitose, diharuskan menggunakan formulir yang disediakan serta diotorisasi seperti yang tercantum dalam formulir Penarikan/Pemindahan Inventaris.

6.6.	Selesai

7.	Lampiran

7.1.	Kartu Inventaris

7.2.	Formulir Penarikan/Pemindahan Aktiva/Inventaris

FORMULIR PENARIKAN/PEMINDAHAN
AKTIVA/INVENTARIS

Departemen		:						No            :				
Bagian/Seksi		:						Tanggal   :

Jenis Penarikan	:            rusak                  dijual                  dimusnahkan

Jenis Pemindahan	:            intern                  ekstern

No	Nama Aktiva/Inventaris	Jml	Lokasi baru pemindahan	Alasan Penarikan/Pemindahan	

					

					

					

diterimaoleh,                     disetujui,                              diperiksa,                       diajukan oleh,

P. Jawab baru          Direksi/Kepala Dept **Accounting    SCC      Pemegang Kartu Inventaris
(Pimpinan Departemen)

**,  untuk pemindahan intern perusahaan cukup kepala departemen yang menyetujui

PROSEDUR TAMBAHAN

PENGELUARAN BARANG SELAIN 
SURAT JALAN (SJ) dan SURAT PENGANTAR (SP)

1.	Ruang Lingkup

Mengatur proses pengeluaran barang selain dengan Surat Jalan (SJ) dan Surat Pengantar (SP) seperti, peminjaman barang pabrik untuk kebutuhan pribadi, reparasi barang oleh supplier, pemindahan mesin/alat/sarana ke subkontraktor/supplier, sumbangan, pemakaian untuk kebutuhan pribadi.

2.	Tujuan

2.1	Menjaga asset perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas pengeluaran barang selain untuk penjualan.
2.2	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan Umum

3.1	Seluruh aktivitas pengeluaran barang selain dengan Surat Jalan (SJ) dan Surat Pengantar (SP) harus mengacu pada prosedur ini, kecuali sesuai dengan persyaratan kondisi khusus. 
3.2	Pengeluaran barang harus disetujui oleh minimal Group Leader, dengan mengisi Formulir yang telah ditetapkan.
3.3	Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) menjadi dasar pemeriksaan di bagian Keamanan, untuk ijin keluar barang.
3.4	Pengeluaran barang untuk peminjaman pribadi karyawan, tidak boleh mengganggu kepentingan perusahaan.
3.5	Pengeluaran barang yang ada hubungannya dengan reparasi alat/sarana harus mengacu pada prosedur pembelian, dan Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) dapat dijadikan dasar pembuatan SPP.
3.6	Pengeluaran barang untuk pemindahan mesin/sarana kepada pihak diluar Chitose, harus dilengkapi dengan formulir pemindahan mesin/sarana (form yang sudah ada), dan Form berita acara serah terima mesin/sarana dengan pihak penerima.
3.7	Pengeluaran barang untuk sumbangan, minimal harus disetujui oleh Direktur.
3.8	Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) diarsip di bagian Keamanan, dan copynya ada di departemen pemohon.

Seri Prosedur Tambahan – PENGELUARAN BARANG
SELAIN SURAT JALAN (SJ) DAN SURAT PENGANTAR (SP)

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1	Manager Departemen yang Bersangkutan
Mengecek perlu atau tidaknya barang yang akan dikeluarkan oleh pihak yang bersangkutan.

4.2	Manager HRGA
Menyetujui barang keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.3	Bagian Keamanan
			Memeriksa kesesuaian barang dengan Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB).

5.	Proses

4.1	Pihak yang berkepentingan untuk melakukan pengeluaran barang mengisi Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) yang telah disediakan sesuai dengan barang yang akan dikeluarkan.
4.2	SKKB yang sudah diisi dan ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan dan Manager Departemennya, kemudian diserahkan pada bagian HRGA.
4.3	SKKB ditanda tangani oleh Manager HRGA, dan untuk pengeluaran barang sumbangan harus ditanda tangani oleh Direktur sedangkan Manager HRGA cukup membubuhkan paraf saja.  
4.4	Untuk pengeluaran barang yang akan direparasi harus dilengkapi dengan SPB seperti pada prosedur pembelian.
4.5	Untuk pengeluaran barang pemindahan mesin/sarana kepada pihak di luar Chitose, mengisi formulir pemindahan mesin/sarana dan membuat formulir berita acara serah terima mesin/sarana dengan pihak penerima. 
4.6	SKKB yang sudah diotorisasi oleh pihak-pihak terkait, kemudian dijadikan dasar pihak yang berkepentingan untuk pengangkutan barang.
4.7	Bagian Keamanan memeriksa barang beserta SKKB, dan SKKB diarsip di bagian Keamanan.

6.	Kondisi Khusus

Pengecualian pada prosedur ini, bisa dilakukan bila ada keterangan tertulis dari Direksi.

7.	Lampiran

7.1	Formulir Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB).

Seri Prosedur Tambahan – PENGELUARAN BARANG
SELAIN SURAT JALAN (SJ) DAN SURAT PENGANTAR (SP)