BAB I

PROSEDUR  PENGGAJIAN
(UMUM)

1.	Ruang Lingkup

Mengatur proses penggajian dan pengupahan bagi seluruh karyawan PT. Chitose Indonesia Mfg, untuk jabatan Operator sampai dengan Section Chief.  Baik untuk upah normal ataupun upah lembur.

2.	Tujuan

2.1. Agar gaji/upah yang dibayarkan kepada karyawan sesuai dengan manfaat yang diterima oleh perusahaan.

2.2.  Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Definisi

3.1	Gaji,  adalah  uang yang dibayarkan kepada karyawan tetap bulanan, sebagai kompensasi bekerja dari perusahaan.

3.2	Upah, adalah uang yang dibayarkan kepada karyawan kontrak/ tetap harian sebagai kompensasi bekerja dari perusahaan. 

3.3	Upah/Gaji Normal, adalah gaji/upah yang dibayarkan dalam rangka jam kerja normal sesuai ketentuan yang telah ditetapkan.

3.4	Upah/Gaji Lembur  adalah gaji/upah yang dibayarkan dalam rangka tugas kerja lembur sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

4.	Ketentuan Umum

1.1.	Seluruh aktivitas penggajian dan pengupahan PT. CIM harus mengacu pada prosedur ini, kecuali sesuai dengan persyaratan kondisi khusus.

1.2.	Segala ketentuan mengenai upah/gaji normatif sesuai dengan Undang-Undang Tenaga Kerja serta kebijakan perusahaan yang telah disetujui dalam PKB diatur secara lengkap dalam prosedur tersendiri di Bagian HR&GA.

1.3.	Masing-masing bagian bertanggung jawab terhadap tugas dan wewenangnya seperti yang tercantum dalam prosedur ini. 

PENGGAJIAN/PAYROLL

1.4.	Daftar upah/gaji yang disusun harus disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan di bagian Accounting atau Finance, dengan mengelompokkan jenis upah sbb :

•	Kelompok upah langsung, terdiri dari bagian Produksi proses tiap seksi, baik Kursi ataupun Nursing Bed.
•	Kelompok gaji tidak langsung, terdiri dari bagian pelayanan produksi seperti bagian R&D, PPIC, Quality Assurance, Engineering, serta Staf Produksi.
•	Kelompok gaji administrasi, terdiri dari Accounting, Finance, Purchasing, MIS, HR&GA, System & Cost Control.
•	Kelompok gaji penjualan, terdiri daribagian Marketing, Expedisi, Sales, dan After Sales Service.

1.5.	Penyimpangan yang dilakukan oleh Departemen/Bagian/Personel terhadap prosedur ini akan diberikan sanksi sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan..

4.6	Sanksi akan diberikan oleh Dept. HR&GA (Bagian Legal) sesuai dengan bukti-bukti audit yang dilakukan terhadap pelanggaran prosedur.

2.	Wewenang dan Tanggung Jawab

Diatur dalam masing-masing sub prosedur.

3.	Proses

6.1	Pembayaran Upah Normal 
6.2	Pembayaran Upah Lembur

Untuk masing-masing proses bisa dilihat dalam Uraian BAB I, II dan III

4.	Kondisi Khusus

Pengecualian pada prosedur ini, bisa dilakukan bila ada keterangan tertulis dari Direksi.

BAB II
SUB PROSEDUR - 1
PEMBAYARAN UPAH/GAJI NORMAL

1.  Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur pembayaran gaji bulanan untuk operator sampai dengan Section Chief diluar Upah Lembur.

2.  Tujuan

2.1.	Bertujuan agar pengajuan dan pembayaran upah karyawan dilakukan secara benar, terkontrol, dan syah/valid.
2.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.  Ketentuan - ketentuan

1.1.	Setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi dengan kartu absensi  pada mesin absensi.

1.2.	Seluruh data absensi setiap karyawan harus terekam / tercatat menjadi data absensi per bulan secara terkomputerisasi (melalui mesin Absensi).

1.3.	Masing-masing Kepala Seksi diharuskan membuat absensi harian, secara manual dan diserahkan kepada bagian Upah.

1.4.	Penetapan/penghitungan upah harus didasarkan pada data yang terkomputerisasi dan sudah dicek dengan absensi harian dari Kepala Seksi.

1.5.	Bila terjadi perbedaan data absensi ataupun tarif upah, koreksinya harus tercatat secara terpisah dari daftar yang terkomputerisasi.

1.6.	Daftar upah untuk karyawan tetap bulanan dihitung dengan periode mulai akhir minggu ke 3 sampai dengan akhir minggu pertama bulan berikutnya.  Ditetapkan mulai tanggal 25 sampai dengan tanggal 24 bulan berikutnya.

1.7.	Daftar upah untuk karyawan kontrak dan harian dihitung dengan periode mulai hari Rabu sampai dengan hari selasa minggu berikunya.

1.8.	Struktur upah/penghasilan karyawan ditentukan sbb :
•	Gaji Pokok
•	Tunjangan Jabatan
•	Tunjangan Jenis Pekerjaan (TJP)
•	Tunjangan Masa Kerja
•	Premi hadir
•	Transportasi
•	Uang makan
•	
PENGGAJIAN/PAYROLL

Asuransi Jaminan Kesehatan yang disetorkan melalui NAYAKA
1.9.	Potongan-potongan terhadap upah karyawan diatur sbb :
•	Iuran  Pensiun sebesar 3% x Upah global (pendapatan tetap)
•	Astek 2% x Gaji pokok (Untuk Jaminan hari tua saja)
•	Pajak Penghasilan Karyawan ybs, (PPH psl 21 sesuai ketentuan undan-undang perpajakan)
•	Potongan yang diminta melalui Koperasi dan PUK

1.10.	Format laporan upah bulanan minimal harus mencantumkan :
•	Nama Karyawan 
•	Masa Kerja
•	Status Golongan Karyawan
•	Gaji pokok
•	Tunjangan serta penghasilan lainnya secara terperinci sesuai point 3.8
•	Lembur bulanan (Lihat Sub Prosedur Upah Lembur)
•	Potongan-potongan secara terperinci sesuai dengan point 3.9
•	Serta gaji bersih yang diterima oleh karyawan

4.   Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Bagian HR&GA-Pengupahan :
•	Membuat daftar upah setiap bulanan dan mingguan
•	Melakukan pengecekan kebenaran data absensi karyawan serta jumlah upah masing-masing karyawan.
•	Mengajukan pembayaran upah kepada bagian Finance  
•	Mendistrubusikan upah kepada masing-masing karyawan.
•	Manager HR&GA bertanggung jawab terhadap kebenaran daftar upah yang dibuat dengan memeriksa dan menandatangai daftar upah.

4.2	Bagian MIS
•	Bertanggung jawab terhadap jalannya program aplikasi komputer penggajian dan pengupahan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
•	Senantiasa mengupdate program aplikasi komputer pengupahan sesuai dengan tuntutan informasi dan kontrol yang diinginkan.

4.3	Bagian Finance
•	Memeriksa kebenaran pengajuan upah bulanan dengan dokumen pendukungnya..
•	Melakukan pembayaran upah sesuai dengan proseder pengeluran Kas/Bank.

4.4	Bagian Accounting
•	Melakukan pengecekan antara pengeluran kas/bank dengan daftar upah 
•	Melakukan pengecekan validitas atas dokumen-dokumen pendukung pembayaran upah/gaji
•	Mengecek perhitungan pajak PPH 21 (Bagian Tax)
•	Melakukan pencatatan ke dalam jurnal serta mengarsipkan seluruh dokumen untuk keperluan akuntansi selanjutnya.

PENGGAJIAN/PAYROLL

5.	Proses

5.1.	Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin absensi sesuai dengan ketentuan perusahaan.

5.2	Seluruh Kepala Seksi melakukan absensi secara manual per seksi, yang kemudian secara harian diserahkan kepada bagian Upah.

5.3	Bagian Upah kemudian mengecek data absensi, membandingkan absensi komputer dengan absensi Kepala Seksi, juga rekap ketidakhadiran karyawan secara harian.

5.4	Bila ada ketidakcocokan antara absensi yang dibuat Kasie, dengan absensi komputer, maka bila diperlukan koreksi terhadap absensi komputer harus dilakukan pada daftar terpisah, dengan otorisasi dari Managernya.

5.5	Setelah daftar absensi komputer sesuai, maka daftar upah diprint sesuai dengan print out program komputer. Serta print out koreksi bila ada.

5.6	Daftar Upah & Pengajuan Upah bulanan kemudian diserahkan kepada bagian Finance maksimal 2 hari sebelum tanggal pembayaran gaji.

5.7	Pada saat yang telah ditentukan (tanggal gajian) bagian Finance mentransfer uang melalui bank sesuai dengan Daftar Upah yang ditelah disetujui, serta menyerahkan uang kepada bagian Upah untuk upah yang dibayarkan secara tunai.  Selanjutnya bagian Finance membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB), setelah dicatat kemudian BPKB dan Pengajuan Upah diserahkan ke bagian Accounting - Cash Bank untuk dicatat dalam buku Jurnal, sedangkan untuk Daftar Upah diserahkan ke bagian Accounting - Pajak untuk dasar perhitungan PPH.

5.8	Bagian Upah kemudian membagikan upah melalui Kepala Seksi juga menyerahkan struk upah untuk masing-masing karyawan.  Pelaksanaan penyerahan upah kepada Kepala Seksi harus menggunakan bukti serah terima yang baik.

5.9	Bagian Upah membuat Rekap Upah bulanan diserahkan kepada bagian Accounting – Pajak untuk pengecekan serta keperluan pemotongan PPH pasal 21.

5.10	Selesai.

6.	Kondisi Khusus

7.	Lampiran

7.1.	
PENGGAJIAN/PAYROLL

Flowchart Pembayaran Upah Normal

PENGGAJIAN/PAYROLL

BAB III

SUB PROSEDUR - 2
PEMBAYARAN UPAH/GAJI LEMBUR

1.  Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur pembayaran upah lembur untuk operator sampai dengan Section Chief. Dimulai dari telah disyahkannya Surat Tugas Kerja Lembur (Prosedur STKL HR&GA), dicatat, dibayar, sampai pada pelaporannya.

2.  Tujuan

2.1.	Bertujuan agar pengajuan dan pembayaran upah lembur karyawan dilakukan secara benar, terkontrol, dan syah/valid.
2.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.  Ketentuan - ketentuan

3.1.	Setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi dengan kartu absensi  pada mesin absensi.

3.2.	Prosedur Penugasan kerja lembur diatur tersendiri dalam prosedur STKL di bagian HR&GA.

3.3.	Seluruh data absensi setiap karyawan harus terekam / tercatat menjadi data absensi per bulan secara terkomputerisasi (melalui mesin absensi).

3.4.	Masing-masing kepala seksi diharuskan membuat absensi lembur, secara manual dan diserahkan kepada bagian Upah.

3.5.	Penetapan/penghitungan upah harus didasarkan pada data yang terkomputerisasi dan sudah dicek dengan absensi lembur dari Kepala Seksi serta bagian Keamanan.

3.6.	Bila terjadi perbedaan data absensi ataupun tarif upah, koreksinya harus tercatat secara terpisah dari daftar yang terkomputerisasi.

3.7.	Lembur dihitung untuk periode mingguan dimulai dari hari rabu sampai dengan hari selasa minggu berikutnya., serta dibayarkan per minggu terpisah dari upah/gaji normal.

3.8.	Upah lembur harus dilaporkan dan diakumulasikan pada laporan gaji/upah total per bulan/minggu.

PENGGAJIAN/PAYROLL

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Bagian HR&GA - Pengupahan :
•	Membuat daftar upah lembur setiap minggu.
•	Melakukan pengecekan kebenaran data absensi karyawan serta jumlah upah masing-masing karyawan.
•	Mengajukan pembayaran upah kepada bagian Finance.  
•	Mendistrubusikan upah kepada masing-masing karyawan.
•	Manager HR&GA bertanggung jawab terhadap kebenaran daftar upah yang dibuat dengan memeriksa dan menandatangai daftar upah.
•	Bagian keamanan bertanggung jawab dalam melakukan pengecekan kehadiran lembur karyawan ditempat kerjanya.

4.2.	Bagian MIS
•	Bertanggung jawab terhadap jalannya program aplikasi komputer penggajian dan pengupahan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
•	Senantiasa mengupdate program aplikasi komputer pengupahan sesuai dengan tuntutan informasi dan kontrol yang diinginkan.

4.3.	Bagian Finance
•	Memeriksa kebenaran pengajuan upah bulanan dengan dokumen pendukungnya.
•	Melakukan pembayaran upah sesuai dengan prosedur pengeluran Kas/Bank.

4.4.	Bagian Accounting
•	Melakukan pengecekan antara pengeluaran kas/bank dengan daftar upah 
•	Melakukan pengecekan validitas atas dokumen-dokumen pendukung pembayaran upah/Gaji
•	Mengecek perhitungan pajak PPH 21 (bagian Tax)
•	Melakukan pencatatan ke dalam jurnal serta mengarsipkan seluruh dokumen untuk keperluan akuntansi selanjutnya.

5.  Proses

5.1.	Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin absensi sesuai dengan ketentuan perusahaan.

5.2.	Seluruh Kepala Seksi melakukan absensi secara manual per Seksi, yang kemudian secara harian diserahkan kepada bagian Upah.

5.3.	Bagian Upah kemudian mengecek data absensi, membandingkan absensi komputer dengan absensi Kepala Seksi, juga rekap ketidakhadiran karyawan secara harian.

5.4.	
PENGGAJIAN/PAYROLL

Bila ada ketidakcocokan antara absensi yang dibuat Kasie dan bagian Keamanan dengan absensi komputer, maka bila diperlukan koreksi terhadap absensi komputer harus dilakukan pada daftar terpisah, dengan otorisasi dari Managernya.

5.5.	Setelah daftar absensi komputer sesuai, maka daftar upah lembur diprint sesuai dengan print out program komputer. Serta print out koreksi bila ada.

5.6.	Daftar Upah Lembur kemudian diserahkan kepada bagian Finance maksimal 2 hari sebelum tanggal pembayaran lembur.

5.7.	Pada saat yang telah ditentukan (tanggal gajian) bagian Finance mentransfer uang melalui bank sesuai dengan Daftar Upah Lembur yang ditelah disetujui, serta menyerahkan uang kepada bagian Upah untuk upah yang dibayarkan secara tunai.  Selanjutnya bagian Finance membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB), setelah dicatat kemudian BPKB dan Pengajuan Upah diserahkan ke bagian Accounting - Cash Bank untuk dicatat dalam buku Jurnal, sedangkan untuk Daftar Upah Lembur diserahkan ke bagian Accounting - Pajak untuk dasar perhitungan PPH.

5.8.	Bagian Upah kemudian membagikan upah melalui Kepala Seksi juga menyerahkan struk upah untuk masing-masing karyawan.  Pelaksanaan penyerahan upah kepada Kepala Seksi harus menggunakan bukti serah terima yang baik.

5.9.	Bagian Upah membuat Rekap Upah bulanan diserahkan kepada bagian Accounting – Pajak untuk pengecekan serta keperluan pemotongan PPH pasal 21.

5.10.	Selesai.

6.	Kondisi Khusus

7.	Lampiran

7.1.	Flowchart Pengecekan dan Pengontrolan Surat Tugas Kerja Lembur (STKL)

7.2.	Flowchart Prosedur Surat Tugas Kerja Lembur (STKL)

7.3.	Flowchart Pembayaran Upah Lembur

PENGGAJIAN/PAYROLL

PENGGAJIAN/PAYROLL

PENGGAJIAN/PAYROLL

PENGGAJIAN/PAYROLL

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

BAB I

KAS BANK

1.	Ruang Lingkup

	Mengatur proses penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan baik kas kecil maupun kas bank.

2.	Tujuan

2.1.	Agar proses penerimaan dan pengeluaran kas dapat berjalan secara aman, dan efektif.
2.2.  Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Definisi

3.1.	Kas adalah Uang tunai yang dimiliki perusahaan.
3.2.	Kas Bank, Kas dalam bentuk tunai yang tersimpan dalam sistem perbankan baik dalam bentuk simpanan biasa ataupun simpanan berjangka.
3.3	Kas Kecil, Kas dalam bentuk tunai yang berada pada kasir perusahaan dengan tujuan untuk memudahkan operasional harian perusahaan.
3.4	Penerimaan Kas, adalah seluruh kas yang masuk dari hasil penjualan atau hasil lainnya, yang merupakan penambahan pada jumlah kas perusahaan.
3.5	Pengeluaran Kas, adalah seluruh pengeluaran kas yang menyebabkan jumlah kas berkurang.

4.  Ketentuan Umum

4.1.	Seluruh penerimaan dan pengeluaran Kas PT. CIM harus mengacu pada prosedur ini, kecuali sesuai dengan persyaratan kondisi khusus.
4.2.	Ketentuan yang lebih detail akan dijelaskan dalam masing-masing sub Prosedur.

5. Wewenang dan Tanggung Jawab

Diatur dalam masing-masing sub prosedur.

6.  Proses

Penjelasan per proses dibahas secara detail dalam Sub Prosedur pada Bab berikutnya.

Kas & Bank/Cash & Bank

BAB II
SUB PROSEDUR – 1
PENERIMAAN KAS PERUSAHAAN

1.	Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur seluruh penerimaan kas perusahaan, baik dari hasil penjualan kredit ataupun penjualan tunai, dimulai dari proses penagihan, transfer via bank atau setoran tunai, sampai dengan pencatatan di bagian Accounting.

3.	Tujuan

3.1.	Untuk memudahkan perencanaan penerimaan kas perusahaan.
3.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan – ketentuan

3.1.	Setiap penerimaan / pemasukan kas perusahaan harus dilengkapi dengan bukti dan dokumen transaksi yang sah.
3.2.	Penerimaan dari supplier atau pihak lainnya harus langsung disampaikan kepada bagian Keuangan, dan atau langsung ditransfer kepada rekening perusahaan yang terdaftar.
3.3.	Penerimaan kas dari piutang usaha harus sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan.
3.4.	Pengaturan tanggal jatuh tempo harus ditetapkan dengan keputusan Direksi.

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Finance
•	Melakukan proses penagihan piutang dan pengecekan dokumen penjualan
•	Melakukan pencatatan yang dibutuhkan untuk setiap kas masuk dan membuat bukti penerimaannya sehingga memudahkan pelaporan dan penelusuran bukti-bukti transaksi
•	Meminta print out/rekening koran kepada bank yang bersangkutan
•	Membuat perencanaan arus kas masuk 
•	Bertanggung jawab terhadap kesesuaian antara laporan / catatan dengan phisik kas yang ada.

4.2.  	Bagian Accounting
•	Melakukan pencatatan atas transaksi penerimaan kas yang terjadi
•	Melakukan pengecekan atas validitas dan akurasi data dari dokumen transaksi penerimaan kas
•	Membuat laporan dan analisa yang berhubungan dengan transaksi penerimaan kas dan analisa yang dibutuhkan.
•	
Kas & Bank/Cash & Bank

Bertanggung jawab terhadap keakuratan data, catatan atau laporan yang dibuat.
5.  Proses

1.1.	Bagian Finance menerima SJ dan NP dari Bagian Marketing (Kelanjutan dari Prosedur Penjualan), serta menerima Faktur Pajak dari bagian Tax.  Kemudian bagian Adminitrasi Finance mengecek keabsahan dokumen dan mengklasifikasikannya per Customer.

1.2.	Bila Dokumen penjualan dan penagihan merupakan hasil penjualan kredit, maka akan dibuatkan Surat Tagihan (melalui Pos) dan berlanjut ke proses no 5.3, sedangkan bila merupakan penjualan tunai, bagian Finance akan menjalankan proses no. 5.8

1.3.	Setelah dibuatkan Surat Tagihan, Custumer akan mengirimkan bukti transfer Bank, Bukti transfer  setiap hari dicocokan dengan print out rekening bank untuk mengetahui posisi saldo bank yang dicatat dalam mutasi bank.

1.4.	Setelah dicocokan dengan print out kemudian dibuatkan Bukti Penerimaan Kas (BPK) oleh kasir,  Selanjutnya BPK dan bukti pendukungnya seperti Bukti transfer, Daftar Tagihan & Penerimaan Penjualan Tunai (DTPPT), Print out rekening koran dikirim ke bagian Accounting A/R. 

1.5.	Bagian Accounting A/R menerima BPK dan bukti pendukungnya serta melakukan pengecekan akurasi, kemudian sesuai dengan kebutuhan informasi dibuatkan laporan-laporan sbb:
•	Buku Harian Penerimaan Kas
•	Standard jurnal penerimaan kas
•	Buku kas besar (Valas dan Rp)

1.6.	Selanjutnya dari data diatas dibuatkan mutasi dan umur piutang per cabang serta kartu piutang.

1.7.	Selesai

1.8.	Bila penjualan merupakan penjualan tunai, Bagian Adm-finance membuat surat tagihan berikut kwitansi tagihan, yang akan dibawa oleh Colector untuk melakukan penagihan.

1.9.	Hasil penagihan disetorkan ke kasir dan dicatat dalam Daftar Tagihan dan Penerimaan Penjualan Tunai (DTPPT).  Uang tunai kemudian disetorkan oleh kasir maksimal 2 hari sekali.

1.10.	Setelah itu berlanjut ke langkah proses no. 5.4

2.	Lampiran

6.1.  Flowchart Penerimaan Kas/Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

BAB III

SUB PROSEDUR - 2
PENGELUARAN UNTUK GAJI DAN UPAH

1.	Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur tata cara pengeluaran kas/bank untuk pembayaran gaji dan upah karyawan yang dimulai dari pengajuan pembayaran upah dari Departemen HR&GA, pemeriksaan keabsahan dokumen, pengeluaran kas/bank, sampai dengan pencatatannya di bagian Akuntansi.

2.	Tujuan

2.1.	Menjaga asset perusahaan.

2.2.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan – ketentuan

3.1.	Seluruh transaksi pengeluaran kas untuk gaji dan upah harus mengacu pada prosedur ini.
3.2.	Pengeluaran kas untuk gaji dan upah harus berdasarkan pada pengajuan pembayaran gaji yang dibuat oleh Departemen HR&GA dan telah diperiksa kebenarannya.
3.3.	Pemeriksaan bukti-bukti transaksi pembayaran gaji/upah harus dicatat, dilaporkan, dan diarsipkan dengan baik.
3.4.	Penyerahan kas dari bagian Finance kepada Bagian Upah, harus menggunakan berita acara atau surat serah terima yang jelas yang mencantumkan jumlah dan tanda tangan pemberi dan penerima.
3.5.	Penyerahan gaji kepada masing-masing karyawan diatur dalam prosedur tersendiri di Departemen HR&GA (lihat prosedur PAYROLL).

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1.	Bagian HR&GA
•	Mengajukan pembayaran gaji sesuai dengan waktu dan jumlah yang telah diperiksa dan disetujui oleh otorisator yang berwenang.
•	Bertanggung jawab terhadap kebenaran perhitungan daftar pembayaran gaji yang diajukan.
•	Mendistribusikan gaji kepada karyawan, dan mendistribusikan dokumen kepada bagian terkait.

Kas & Bank/Cash & Bank

4.2.	Bagian Finance
•	Bertanggung jawab untuk memeriksa kesesuaian otorisasi, jumlah daftar gaji/upah dengan jumlah kas yang diajukan.
•	Mengeluarkan kas sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
•	Mencatat dengan baik dan membuat bukti pengeluaran kas.

4.3.	Bagian Accounting
•	Memeriksa keabsahan dan keakuratan dokumen transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran gaji/upah
•	Mencatat, membukukan, melaporkan serta mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan transaksi di atas secara benar dan tepat waktu.

5.	Proses

A.  Untuk Pembayaran Upah Harian  dan Bulanan (termasuk Lembur)

5.1.	Bagian Upah membuat Daftar Upah tiap karyawan sebanyak 2 rangkap, dan kemudian dibuatkan rekapnya sebanyak 2 rangkap. Setelah diotorisasi oleh bagian Upah, Mgr HR&GA, Mgr Finance, serta Direktur Adm, maka rekap upah didistribusikan sbb :

•	Rekap Upah 1	:	disampaikan ke bagian Finance bersama dengan Daftar Upah 	
•	Rekap Upah 2	:	arsip HR&GA 	

5.2.	Bagian Finance mengecek pengajuan upah, yang disesuaikan dengan rekap upah yang diterima. Jika telah sesuai kemudian membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB) rangkap 2 beserta proses pengeluaran uang. Untuk upah yang dibayarkan melalui bagian Upah dibuatkan cek, untuk kemudian dicairkan dan distribusikan ke bagian Upah.  Sedangkan untuk upah yang dibayarkan lewat transfer Bank, dibuatkan Giro. BPKB ditanda tangani oleh Kasir, Mgr Finance, Direktur Adm, dan bagian Upah. BPKB didistribusikan :

•	BPKB-1	: ke bagian Accounting bersama dengan Rekap Upah
•	BPKB-2	: arsip untuk Finance

5.3.	Bagian Accounting melakukan pengecekan penghitungan rekap upah, mencatat biaya upah dan membandingkannya dengan BPKB yang diterima dari bagian Finance. Selanjutnya dijurnal dalam buku harian kas bank.  BPKB dan rekap upah diarsipkan dengan baik.

5.4.	Untuk kebutuhan pembukuan, bagian Akunting Cash Bank membuat laporan upah untuk kebutuhan bagian costing dan bagian Pajak.

5.5.	Selesai

Kas & Bank/Cash & Bank

B.	Untuk Pengeluaran Uang Makan dan Transport Lembur

5.6.	Surat Tugas Kerja Lembur yang sudah disetujui (Lihat Prosedur Lembur HR&GA), dijadikan dasar oleh bagian Upah membuat Kas Bon ke bagian Kasir untuk pembayaran uang makan dan transportasi lembur.  Kas bon ditandatangani oleh bagian Upah, Manager HR&GA, serta dilampiri dengan rekap uang makan dan transport lembur.

5.7.	Selanjunya bersambung ke proses Kas Kecil (BAB IV – Sub Prosedur Kas Kecil).

6.	Lampiran

6.1	Flowchart Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Gaji

Kas & Bank/Cash & Bank

BAB IV

SUB PROSEDUR - 3
PENGELUARAN UNTUK PEMBAYARAN HUTANG

1.	Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur tata cara pengeluaran kas/bank untuk pembayaran hutang usaha kepada supplier atau rekanan usaha PT CIM.  Prosesnya termasuk proses-proses di bawah ini :

•	Penerimaan tagihan dari Suplier oleh bagian Purchasing dan bagian Finance, serta pemeriksaan kelengkapan dokumennya.
•	Pemeriksaan validitas tagihan dan pencatatan oleh bagian Akunting
•	Pemeriksaan dan pencatatan oleh bagian Pajak
•	Pembuatan rencana pembayaran oleh bagian Finance
•	Pengeluaran giro/cek untuk pembayaran, sampai dengan
•	Pencatatan pengeluaran kas perusahaan oleh bagian Akuntansi

2.	Tujuan

2.1	Menjaga asset perusahaan.

2.2	Menjaga keakuratan dan ketepatan waktu pembuatan laporan.

2.3	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan – ketentuan

3.1	Seluruh transaksi pengeluaran kas untuk pembayaran tagihan hutang harus melalui prosedur ini.

3.2	Tagihan dari suplier dianggap sah bila melampirkan dokumen sbb :

•	Purchase Order dari PT CIM
•	Surat Jalan, yang sudah ditandatangani oleh bagian penerimaan barang
•	Faktur/Nota/kwitansi tagihan
•	Faktur Pajak Masukan, untuk pembelian yang dikenakan PPN
•	Dokumen internal lengkap (LPB)

3.3	Dokumen pendukung proses pembayaran dari internal, harus sudah siap di Dept. Purchasing 1 hari sebelum penagihan dilakukan oleh supplier, atau 1 hari setelah tanggal kedatangan barang dari supplier.

Kas & Bank/Cash & Bank

3.4	Proses pemeriksaan tagihan dilakukan oleh bagian Akunting dan Pajak maksimal 2 hari kerja setalah penerimaan dari bagian Purchasing.

3.5	Semua dokumen tagihan diperiksa, dicatat dan diarsipkan dengan baik.

3.6	Pembayaran kepada supplier mengacu pada ketentuan jatuh tempo tagihan setiap supplier.

3.7	Untuk tagihan yang tidak memenuhi syarat administrasi pada point 3.2 dikembalikan kepada supplier dengan pemberitahuan tertulis kepada supplier yang bersangkutan.

3.8	Berkas/dokumen tagihan dapat dilanjutkan atau dimasukkan ke dalam perencanaan pembayaran setelah mendapatkan verifikasi dari bagian Purchasing dan Akunting A/P.

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1	Bagian Purchasing
•	Menerima tagihan dan memeriksa syarat kelengkapan tagihan untuk supplier luar kota
•	Berhak mengembalikan berkas tagihan yang tidak lengkap dan memberikan keterangan yang jelas mengenai ketidaklengkapannya.
•	Mendata dan menyerahkan berkas tagihan kepada bagian terkait tepat pada waktunya.

4.2	Bagian Akunting
•	Memeriksa kelengkapan dokumen tagihan
•	Memeriksa kesesuaian tagihan dengan Purchase Order
•	Mencatat dan mengarsipkan dokumen

4.3	Bagian Tax
•	Memeriksa, mencatat, membukukan, melaporkan serta mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan transaksi di atas secara benar dan tepat waktu

4.4	Bagian Finance
•	Memeriksa tagihan dan memeriksa syarat kelengkapan tagihan untuk supplier dalam kota
•	Berhak mengembalikan berkas tagihan yang tidak lengkap dan memberikan keterangan yang jelas mengenai ketidaklengkapannya.
•	Mendata dan menyerahkan berkas tagihan kepada bagian terkait tepat pada waktunya.
•	Membuat perencanaan pembayaran mingguan
•	Mengeluarkan kas/giro/cek untuk pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan, dan sesuai dengan jumlah tagihan yang sudah diperiksa oleh bagian Akunting.

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

5.	Proses

5.1	Bagian Purchasing (PCH) menerima berkas tagihan dari Supplier luar kota, dan bagian Finance dari Supplier dalam kota, kemudian mengecek kelengkapan persyaratannya dan disesuaikan dengan Purchase Order.  Bila tidak lengkap dan tidak sesuai, tuliskan pemberitahuan ketidaklengkapannya dan kembalikan pada supplier.

5.2	Setelah persyaratan sesuai, bagian Purchasing atau bagian Finance membuat berita acara Penagihan, kemudian berita acara Penagihan tersebut disatukan dengan berkas tagihan dari supplier dan dikirimkan ke bagian Akunting A/P. Untuk Faktur Pajak asli langsung didistribusikan pada bagian Akunting Pajak sedangkan untuk Akunting A/P diberikan foto copy.  

5.3	Bagian Accounting menerima berkas tagihan, kemudian memeriksa kelengkapan dokumen tagihan, kesesuaian tagihan dengan Purchase Order.  Bila tidak sesuai, berkas tagihan dikembalikan ke bagian Purchasing atau bagian Finance, sedangkan bila telah sesuai, dibuatkan Memo Jurnal yang ditanda tangani oleh staf Accounting A/P dan Mgr Accounting.

5.4	Memo Jurnal beserta berkas tagihan, diserahkan ke bagian Finance. Maksimal 2 hari setelah tanggal penerimaan berkas dari bagian Purchasing atau bagian Finance. (kecuali untuk tagihan tunai, harus diselesaikan 1 hari setelah penerimaan dokumen).

5.5	Setelah menerima Memo Jurnal dan berkas tagihan (lengkap) dari bagian Akunting kemudian bagian Finance memeriksanya, menyusun Rencana Pembayaran Hutang Mingguan (RPHM) sesuai dengan rencana cash flow.  Selanjutnya dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB) sebanyak 2 rangkap beserta pembuatan giro/cek/atau slip transfer. Setelah disetujui oleh Mgr Finance selanjutnya dimintakan persetujuan/otirisasi dari Direksi. BPKB didistribusikan sbb :

•	BPKB 1	:  Accounting
•	BPKB 2	:  arsip Finance

5.6	Cheque/Giro, sesuai dengan jadwal yang telah dibuat, kemudian diserahkan kepada Supplier/penagih.

•	Proses Administrasi dan Pembayaran PPN Masukan

5.7	Bagian PCH, menerima Faktur Pajak (PPN Masukan) dari supplier, bersamaan dengan penerimaan berkas tagihan.  FPPN Masukan selanjutnya diserahkan ke Bagian Akunting-Tax.

Kas & Bank/Cash & Bank

5.8	Bagian Tax, menerima FPPN Masukan kemudian mencatatnya dalam Agenda Faktur Pajak Masukan.  Berdasarkan Agenda Faktur Pajak Masukan yang dibuat, kemudian diisi Form Surat Pemberitahuan Masa Pajak Pertambahan Nilai Dalam Negeri (SPM PPNDN) sebanyak 2 rangkap yang ditanda tangani oleh Direksi. 

•	SPM PPNDN 1		: untuk dilaporkan pada KPP
•	SPM PPNDN 2		: untuk arsip Pajak

5.9	Setelah itu untuk melakukan pembayaran PPN, dibuatkan Surat Setoran Pajak (SSP) 4 rangkap yang ditanda tangani Mgr Accounting, dan maksimal setiap  H-3 sebelum jatuh tempo pembayaran ke Bank, bagian Tax mengajukan SSP ke bagian Finance untuk dibayarkan ke BANK. Bagian Finance berdasarkan SSP dari bagian Tax membuat Giro/Cheque, dan diserahkan kembali ke bagian Tax untuk disetorkan. 

•	SSP 1		: untuk arsip Pajak
•	SSP 2 & 4	: untuk Bank
•	SPP 3		: untuk dilaporkan pada KPP

5.10	Setelah SSP disetorkan pada bank, SPM PPNDN 1 (asli) dan SPP 3 dilaporkan pada KPP.

5.11	Selesai

6.	Lampiran

6.1	Flowchart Pengeluaran Kas untuk Pembayaran Hutang

6.2	Flowchart Pengeluaran untuk Biaya Listrik dan Telepon

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

BAB V

SUB PROSEDUR - 4
KAS KECIL (PETTY CASH)

1.	Ruang Lingkup

Sub prosedur ini mengatur tata cara pengeluaran dan pengisian kembali kas kecil perusahaan mulai dari pengajuan pengeluaran kas kecil (kas bon), pencatatan pengeluaran dan pelaporannya, pengajuan dan otorisasi pengisian kas kecil, sampai dengan pencatatannya di bagian Akuntansi.

2.	Tujuan

2.1.	Menjaga asset perusahaan.

2.2.	Menjaga keakuratan dan ketepatan waktu pembuatan laporan.

2.3.	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan – ketentuan

3.1.	Seluruh proses pengeluaran dan pengisian kembali kas kecil harus mengacu pada prosedur ini.

3.2.	Setiap pengeluaran dan pengisian kas kecil harus melaui otorisator yang telah ditetapkan, tercatat serta dilaporkan.

3.3.	Sistem yang digunakan adalah sistem impres, yaitu kas kecil menggunakan saldo tetap.  Jumlah saldo tetap diputuskan melalui kebijakan Direksi.

3.4.	Pengeluaran kas kecil, harus melalui proses kas bon dan dipertanggungjawabkan realiasinya maksimal dalam waktu 3 hari sejak kas dikeluarkan.

3.5.	Pengaturan maksimal dan minimum kas kecil yang harus ada ditetapkan melalui kebijakan Direksi.

3.6.	Kesesuaian antara catatan kas kecil dengan phisik yang ada harus dipastikan melalui pengecekan  oleh internal Finance yang dilakukan setiap hari.

3.7.	Pertanggung jawaban kas bon, harus dilengkapi dengan bukti kwitansi, faktur,  atau pembayaran lainnya yang dianggap sah, atau disebutkan dalam kondisi khusus.

3.8.	
Kas & Bank/Cash & Bank

Setiap akhir tahun,harus dilakukan stock opname kas, yang dilakukan oleh bagian Akunting.
4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1	Bagian  Finance
•	Kasir bertanggung jawab terhadap pengecekan, guna memastikan keberadaan kas kecil serta kesesuaian antara phisik kas dengan catatan atau laporan yang dibuatnya.
•	Kasir berwenang mengajukan pengisian kembali kas kecil, yang dilengkapi dengan dokumen dan laporan yang benar.
•	Mgr Finance bertanggung jawab terhadap pengawasan jalannya prosedur dalam aktivitas kas kecil di bagiannya.

4.2	Bagian Akunting Kas
•	Bertanggung jawab dalam melakukan pengecekan dokumen BKK, LKK,  melakukan pencatatan, serta mengarsipkan dokumen secara baik.

4.3	Pemohon Kas Kecil (Semua Departemen)
•	Mengajukan permohonan kas kecil, sesuai dengan kebutuhannya.
•	Mempertanggung jawabkan penggunaan kas bon, dan melaporkannya ke Bagian Kasir.

5.	Proses

5.1	Bagian yang membutuhkan kas (di bawah 1 juta), mengisi formulir kas bon yang telah disediakan oleh bagian Kasir. Kas bon yang sudah diisi dan ditandatangani oleh pemohon dan Mgr Departemen yang bersangkutan, serta dilengkapi dengan dokumen pendukung kemudian diberikan pada kasir.

5.2	Selanjutnya formulir Kas Bon dibawa ke Finance Manager untuk otorisasi.  Setelah dicek dan diotorisasi oleh Manager Finance, kas bon dibawa ke Kasir untuk dikeluarkan kasnya.

5.3	Setelah pemohon kas bon merealisasikan pengeluarannya, kemudian personil yang bersangkutan mempertanggung jawabkan kasbon, dengan cara menyerahkan bukti-bukti realisasi, kwitansi/faktur, dll kepada Kasir, yang selanjutnya dibuatkan lengkap pengisian pada formulir Kas bon, mengenai kelebihan atau kekurangan dana.

5.4	Selanjutnya Kas Bon yang sudah selesai dipertanggung jawabkan dan sudah lengkap mengenai kelebihan dan kekurangan dananya, dicatat dalam Laporan Kas Kecil (LKK), serta dibuatkan Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 2 rangkap yang ditanda tangani oleh Kasir, Mgr Keuangan, dan penerima uang. BKK didistribusikan kepada :

•	BKK-1		: bagian Accounting
•	BKK-2		: arsip Finance

Kas & Bank/Cash & Bank

5.5	Untuk  dasar pengajuan pengisian kas kecil, seminggu sekali atau pada saat jumlah kas kecil sudah mencapai angka minimum, LKK diserahkan kasir ke bagian Accounting untuk diperiksa. Bagian Akunting Kas menerima LKK, memeriksanya dengan BKK yang sudah diterima.  Setelah sesuai, LKK ditandatangani oleh Staf Akunting Kas serta Mgr. Akunting.  Selanjutnya dibuatkan Memo Jurnal, untuk keperluan pengisian kembali kas Kecil sesuai dengan jumlah LKK yang sudah disetujui.

5.6	LKK dan Memo Jurnal dikembalikan ke bagian Finance untuk ditanda tangani Mgr Finance dan selanjutnya bagian Kasir membuat Bukti Pengeluaran Kas Bank (BPKB) sebanyak 2 rangkap dan membuat Chek/Giro untuk mengisi kas kecil.

5.7	Selesai

6.	Lampiran

6.1	Flowchart Kas Kecil

Kas & Bank/Cash & Bank

Kas & Bank/Cash & Bank

PROSEDUR TAMBAHAN

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

1.	Ruang Lingkup

Prosedur ini mengatur bagaimana fixed asset disimpan, dipelihara, dicatat dan dikontrol oleh bagian yang bertanggung jawab dalam penggunaannya.

2.	Tujuan

Agar fixed asset/inventaris yang dimiliki memberikan manfaat yang sebaik-baiknya serta memudahkan penelusuran keberadaannya baik secara phisik ataupun administrasinya.

3.	Definisi

3.1.	Fixed Asset / Inventaris, adalah barang berupa mesin, kendaraan, jig, mattress, mould, peralatan kantor, dan alat bantu kerja lainnya yang digunakan oleh suatu bagian atau pun perorangan.  Fixed Asset ini selanjutnya disebut Inventaris.

3.2.	Penarikan Fixed Asset, adalah hal-hal yang dapat mengakibatkan Inventaris dikeluarkan dari catatan Inventaris.  Penarikan Inventaris dapat berupa :
1.	rusak, tidak dapt diperbaiki lagi
2.	dipindahkan ke Departemen lain, atau pihak di luar perusahaan
3.	dijual
4.	dimusnahkan.

3.3.	Pemusnahan Inventaris, adalah pemusnahan secara phisik yang mengakibatkan Inventaris dihapuskan baik secara phisik, maupun secara catatan.

4.	Ketentuan-Ketentuan

4.1.	Penyimpanan Inventaris harus dalam suatu tempat yang dapat melindungi dari kerusakan dan pencurian.
4.2.	Departemen/personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris wajib menyimpan dan memelihara Inventaris dengan baik.
4.3.	
PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

Setiap penarikan/pemindahan intern Inventaris harus diputuskan oleh Kepala Departemen (Manager), dan tercatat dengan baik, serta melalui proses sesuai dengan prosedur ini.
4.4.	Pemusnahan Inventaris yang rusak serta pemindahan ekstern, harus diputuskan disetujui Direksi dan diketahui oleh Accounting dan System & Cost Control.
4.5.	Terhadap Inventaris yang dipindahkan ke pihak ekstern, harus ditindaklanjuti dengan perjanjian peminjaman sarana dan kerja sama produksi (prosedur Purchasing & HRGA).
4.6.	Pencatatan Inventaris dilakukan dalam format Kartu Inventaris yang standar dan telah ditentukan formatnya.
4.7.	Kartu Inventaris harus selalu diupdate setiap ada penambahan dan penarikan.
4.8.	Inventaris yang penggunaan dan penyimpanannya dilakukan oleh personel tertentu harus tetap terdaftar dalam kartu Inventaris dan dipertanggung jawabkan oleh personel yang bersangkutan.
4.9.	Untuk Inventaris yang lokasinya dalam suatu ruangan, harus dibuat suatu daftar dan daftar tersebut ditempelkan pada dinding ruangan.
4.10.	Pemusnahan/Penjualan Inventaris yang sudah tidak dapat digunakan harus diketahui oleh bagian Accounting dan System and Cost Control dan disetujui oleh Direktur.

5.	Wewenang dan Tanggung Jawab

5.1.	Departemen Engeneering
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan inventaris berupa Jig, Matress, dan Mold.
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan mesin produksi dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan mesin produksi.
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris berupa fasilitas produksi seperti Hanger Chrome dan Roda Komponen

5.2.	Departemen   Produksi
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan alat bantu/sarana Produksi yang ada di setiap seksi produksi.

5.3.	Seluruh Departemen/Bagian/Section/Personel
•	Bertanggung jawab terhadap pengelolaan Inventaris yang digunakan untuk kepentingan kerja baik secara departemen maupun perorangan.
•	Membuat surat penarikan/memo dan mencatatnya dalam mutasi Invantaris bila terjadi perpindahan, pemusnahan atau peminjaman.
•	Mendistribusikan perubahan kartu mutasi aktiva setiap bulan kepada bagian Akuntansi.

5.4.	Departemen  R&D
•	Bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan kebutuhan investasi mattress, mould, sarana produksi lainnya.
•	Bekerja sama sebagai koordinator dengan Purchasing dan Departemen terkait dalam memfollowup sampai barang di Chitose.
•	Menyerahterimakan mattress, mould, dll kepada departemen Engeneering atau kepada departemen terkait, bila Inventaris siap digunakan.

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

5.5.	Departemen Akuntansi
Bertanggung jawab terhadap pelaporan aktiva tetap secara keseluruhan baik unit dan nilainya.Serta bertanggung jawab mengontrol pencatatan inventaris disetiap departemen.

5.6.	Departemen System & Cost Control
Bertanggung jawab dalam pengecekan serta mengawasi jalannya prosedur pengelolaan aktiva.

6.	Proses

Proses dalam prosedur ini hanya menguraikan, pencatatan Inventaris dan pengecekannya.

6.1.	Setiap Departemen mengidentifikasikan/menulis seluruh aktiva tetap yang digunakan dalam lingkup kerjanya, atau menjadi tanggung jawabnya, di dalam kartu mutasi Inventaris.

6.2.	Inventaris yang dibeli dibuatkan LPBnya oleh Gudang IC, dan dicatat sebagai kelompok inventaris/aktiva tetap.  Kelompok inventaris ini tidak dilaporkan sebagai stock.

6.3.	Bila inventaris tersebut dipasang/digunakan dalam suatu Departemen, maka bukti pengeluaran Gudangnya harus dibuat seperti bukti pengeluran barang yang lainnya. Khusus untuk mattress, mould dan mesin harus diserahterimakan dari R&D kepada Engeneering, dengan surat serah terima resmi.

6.4.	Bagian/Departemen yang menggunakan, mencatatkan inventaris tersebut dalam Kartu Mutasi Inventaris, dengan menuliskan :
•	Nama Inventaris
•	Tahun Keluaran
•	Merk/spesifikasi
•	Personel yang menggunakan/bertanggung jawab/Lokasi penempatan
•	Jumlah, dan kondisi

6.5.	Bila pemindahan Inventaris dilakukan dari satu Departemen ke Departemen lainnya atau kepada pihak di luar Chitose, diharuskan menggunakan formulir yang disediakan serta diotorisasi seperti yang tercantum dalam formulir Penarikan/Pemindahan Inventaris.

6.6.	Selesai

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

7.	Lampiran

7.1.	Kartu Inventaris

7.2.	Formulir Penarikan/Pemindahan Aktiva/Inventaris

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

FORMULIR PENARIKAN/PEMINDAHAN
AKTIVA/INVENTARIS

Departemen		:						No            :				
Bagian/Seksi		:						Tanggal   :

Jenis Penarikan	:            rusak                  dijual                  dimusnahkan

Jenis Pemindahan	:            intern                  ekstern

No	Nama Aktiva/Inventaris	Jml	Lokasi baru pemindahan	Alasan Penarikan/Pemindahan	

					

					

					

diterimaoleh,                     disetujui,                              diperiksa,                       diajukan oleh,

P. Jawab baru          Direksi/Kepala Dept **Accounting    SCC      Pemegang Kartu Inventaris
(Pimpinan Departemen)

**,  untuk pemindahan intern perusahaan cukup kepala departemen yang menyetujui

PENGELOLAAN AKTIVA TETAP

PROSEDUR TAMBAHAN

PENGELUARAN BARANG SELAIN 
SURAT JALAN (SJ) dan SURAT PENGANTAR (SP)

1.	Ruang Lingkup

Mengatur proses pengeluaran barang selain dengan Surat Jalan (SJ) dan Surat Pengantar (SP) seperti, peminjaman barang pabrik untuk kebutuhan pribadi, reparasi barang oleh supplier, pemindahan mesin/alat/sarana ke subkontraktor/supplier, sumbangan, pemakaian untuk kebutuhan pribadi.

2.	Tujuan

2.1	Menjaga asset perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas pengeluaran barang selain untuk penjualan.
2.2	Menciptakan tertib administrasi sehingga memudahkan proses pencatatan dan penelusuran bukti-bukti akuntansi.

3.	Ketentuan Umum

3.1	Seluruh aktivitas pengeluaran barang selain dengan Surat Jalan (SJ) dan Surat Pengantar (SP) harus mengacu pada prosedur ini, kecuali sesuai dengan persyaratan kondisi khusus. 
3.2	Pengeluaran barang harus disetujui oleh minimal Group Leader, dengan mengisi Formulir yang telah ditetapkan.
3.3	Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) menjadi dasar pemeriksaan di bagian Keamanan, untuk ijin keluar barang.
3.4	Pengeluaran barang untuk peminjaman pribadi karyawan, tidak boleh mengganggu kepentingan perusahaan.
3.5	Pengeluaran barang yang ada hubungannya dengan reparasi alat/sarana harus mengacu pada prosedur pembelian, dan Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) dapat dijadikan dasar pembuatan SPP.
3.6	Pengeluaran barang untuk pemindahan mesin/sarana kepada pihak diluar Chitose, harus dilengkapi dengan formulir pemindahan mesin/sarana (form yang sudah ada), dan Form berita acara serah terima mesin/sarana dengan pihak penerima.
3.7	Pengeluaran barang untuk sumbangan, minimal harus disetujui oleh Direktur.
3.8	Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) diarsip di bagian Keamanan, dan copynya ada di departemen pemohon.

Seri Prosedur Tambahan – PENGELUARAN BARANG
SELAIN SURAT JALAN (SJ) DAN SURAT PENGANTAR (SP)

4.	Wewenang dan Tanggung Jawab

4.1	Manager Departemen yang Bersangkutan
Mengecek perlu atau tidaknya barang yang akan dikeluarkan oleh pihak yang bersangkutan.

4.2	Manager HRGA
Menyetujui barang keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.3	Bagian Keamanan
			Memeriksa kesesuaian barang dengan Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB).

5.	Proses

4.1	Pihak yang berkepentingan untuk melakukan pengeluaran barang mengisi Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB) yang telah disediakan sesuai dengan barang yang akan dikeluarkan.
4.2	SKKB yang sudah diisi dan ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan dan Manager Departemennya, kemudian diserahkan pada bagian HRGA.
4.3	SKKB ditanda tangani oleh Manager HRGA, dan untuk pengeluaran barang sumbangan harus ditanda tangani oleh Direktur sedangkan Manager HRGA cukup membubuhkan paraf saja.  
4.4	Untuk pengeluaran barang yang akan direparasi harus dilengkapi dengan SPB seperti pada prosedur pembelian.
4.5	Untuk pengeluaran barang pemindahan mesin/sarana kepada pihak di luar Chitose, mengisi formulir pemindahan mesin/sarana dan membuat formulir berita acara serah terima mesin/sarana dengan pihak penerima. 
4.6	SKKB yang sudah diotorisasi oleh pihak-pihak terkait, kemudian dijadikan dasar pihak yang berkepentingan untuk pengangkutan barang.
4.7	Bagian Keamanan memeriksa barang beserta SKKB, dan SKKB diarsip di bagian Keamanan.

6.	Kondisi Khusus

Pengecualian pada prosedur ini, bisa dilakukan bila ada keterangan tertulis dari Direksi.

7.	Lampiran

7.1	Formulir Surat Keterangan Keluar Barang (SKKB).

Seri Prosedur Tambahan – PENGELUARAN BARANG
SELAIN SURAT JALAN (SJ) DAN SURAT PENGANTAR (SP)